Zmena účtovníka. S jasným odovzdaním a termínmi.
Pri zmene účtovníka nejde iba o presun faktúr. Nový účtovník potrebuje nadviazať na zostatky, podané priznania, majetok aj otvorené povinnosti. Najbezpečnejší začiatok je dohodnúť dátum prevzatia a kto ešte podá ktoré dokumenty.
Aktualizované 21. októbra 2026
Najprv zmluva a dátum prevzatia
Zákon o účtovníctve v § 5 umožňuje poveriť účtovníctvom inú osobu. Neukladá všeobecné pravidlo, že sa účtovník smie meniť len v januári. Podmienky ukončenia terajšej služby však vychádzajú z Vašej zmluvy a príslušného práva; neexistuje jedna výpovedná lehota pre všetky účtovné kancelárie.
Prakticky odporúčame písomne určiť posledné obdobie pôvodného účtovníka, prvý deň nového a zodpovednú osobu za najbližšie podania. Osobitne si potvrďte mzdy, DPH, výkazy, ročnú závierku a rozpracované výzvy úradov. Nepredpokladajte, že podanie automaticky dokončí druhá strana.
Odovzdajte účtovníctvo, nielen priečinok s PDF
Nasledujúci zoznam je odporúčanie na kontrolované prevzatie. Nie každá firma má všetky uvedené agendy a univerzálny zákonný exportný formát z neho nevzniká. Vyžiadajte si najmä:
- účtovný denník, hlavnú knihu, obratovú predvahu a účtový rozvrh vrátane analytík
- saldokonto pohľadávok a záväzkov vrátane čiastočných úhrad
- doklady a úplné bankové výpisy, stav pokladnice a inventarizačné podklady
- evidenciu majetku, odpisové plány, zásoby, úvery a pôžičky
- podané priznania a výkazy spolu s potvrdeniami o doručení, opravami a otvorenými výzvami
- mzdové podklady, zamestnancov, rozpracované povinnosti a potrebnú historickú dokumentáciu
- predchádzajúce závierky, daňové straty, preddavky a nastavenia DPH
Spíšte odovzdávací protokol
Do protokolu odporúčame uviesť deň odovzdania, obdobia, zoznam súborov a listín, konečné zostatky a známe chýbajúce podklady. Priložte zoznam nedokončených úloh s menom zodpovednej osoby a termínom. Takto viete odlíšiť prevzatý stav od toho, čo sa bude ešte dopĺňať.
Po importe overte, že súčty sedia na odovzdanú predvahu, otvorené faktúry obsahujú správne zostávajúce sumy a nadväzuje banka, pokladnica a majetok. Chyba v zdrojových dátach sa samotným presunom do nového systému neopraví. Úplnosť a preukázateľnosť vyžaduje § 8 zákona o účtovníctve.
Plná moc musí nadviazať bez medzery
Podľa § 9 daňového poriadku je plnomocenstvo voči správcovi dane účinné doručením alebo udelením do zápisnice. Nové plnomocenstvo v uvedenom rozsahu nahrádza predchádzajúce a v tej istej veci môže byť len jeden zástupca. Odvolanie či výpoveď plnomocenstva sú tiež účinné voči správcovi dane po doručení alebo zápise do zápisnice.
So zástupcami preto dohodnite poradie krokov a overte oprávnenie na konkrétne podania. Prístupy do aplikácií, banky a ďalších úradných systémov spravujte osobitne. Heslá a súkromné podpisové prostriedky neposielajte novému účtovníkovi ako náhradu riadneho oprávnenia.
Uchovanie dokladov pokračuje aj po zmene
Poverením účtovníka sa firma nezbavuje zákonnej zodpovednosti podľa § 5 ods. 2. Účtovné doklady, knihy a závierky sa podľa § 35 uchovávajú spravidla desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. § 36 a osobitné predpisy môžu vyžadovať dlhšie uchovanie.
Lehota na prístup do aplikácie nie je zákonná doba archivácie účtovných dokladov. Pred zrušením prístupov si prevezmite a overte čitateľný úplný archív a určte, kto ho bude ďalej uchovávať. Osobitné AML uchovávanie poskytovateľa nenahrádza účtovnú archivačnú povinnosť Vašej firmy.
Ako sa podklady preberajú vo Firmony
Účtovníčka má nástroje na prevzatie obratovej predvahy, otvorených položiek, majetku, zamestnancov a predchádzajúcich závierok zo súborov. Rozpoznanie a vhodnosť konkrétneho exportu sa overujú pri prevzatí; nesľubujeme bez kontroly úplný import z každého programu.
Pred začatím služby sa overuje firma a oprávnená osoba. Cieľom je, aby ste podklady odovzdali naraz podľa dohodnutého zoznamu a dostali konkrétne otázky len k tomu, čo chýba alebo nesedí. Termín prevzatia sa potvrdí podľa rozsahu a stavu Vášho účtovníctva.
Časté otázky
Môžem zmeniť účtovníka počas roka?
Áno, zákon o účtovníctve zmenu neviaže len na začiatok roka. Dodržte však zmluvné podmienky ukončenia a určte dátum prevzatia aj zodpovednosť za podania.
Stačia novému účtovníkovi faktúry v PDF?
Obvykle nie. Na nadviazanie potrebuje aj účtovné zostatky, otvorené položky, históriu podaní a podľa činnosti ďalšie evidencie. Zoznam sa dohodne podľa Vašej firmy.
Prestávam po odovzdaní zodpovedať za účtovníctvo?
Nie. Podľa § 5 ods. 2 zostáva zákonná zodpovednosť účtovnej jednotke aj pri externom účtovníkovi. Zmluvná zodpovednosť poskytovateľa sa posudzuje samostatne.
Môžem po prechode zmazať staré doklady?
Nie iba preto, že ste zmenili účtovníka. Dodržte zákonné uchovávanie a najprv overte úplnosť a čitateľnosť prevzatého archívu.
Zdroje
Začnite s IČO Vašej firmy
Názov a sídlo doplníme z registra. Je to nezáväzné a ozveme sa do jedného pracovného dňa.